10 Hal yang Harus Anda Pertimbangkan untuk Diotomatiskan dalam Bisnis Anda

Otomatisasi adalah tentang penyederhanaan tugas. Dan, dalam hal bisnis, otomatisasi membantu menyelesaikan tugas-tugas yang repetitif, monoton, dan sering kali memerlukan tindakan serupa. Dan, karena kemudahan penggunaan ini, otomatisasi sekarang menjadi sesuatu yang tidak hanya memfasilitasi alur kerja perusahaan besar, tetapi juga cukup berguna dalam bisnis kecil. Karena alasan yang sama, otomatisasi saat ini telah menjadi bagian dari banyak tugas monoton di banyak bisnis kecil, mulai dari penjualan hingga tugas administratif rutin.

Otomasi: Definisi

Sebelum membahas lebih jauh mengenai otomatisasi, penting untuk memperjelas terlebih dahulu apa arti otomatisasi.

Dengan kata sederhana, otomatisasi adalah tentang memanfaatkan alat dan memprogramnya untuk melakukan tugas atas nama Anda.

Alat-alat ini diprogram untuk merespons pemicu. Ya, setiap kali suatu tindakan terjadi, alat-alat ini merespons dengan cara yang telah ditetapkan sebelumnya.

Dan, ini dapat terjadi untuk satu kejadian tunggal dan juga untuk keseluruhan alur kerja.

Manfaat Otomatisasi dalam Bisnis Kecil

Ada banyak manfaat yang dapat diperoleh bisnis kecil dari otomatisasi. Misalnya,

• Membantu Anda berfokus pada tugas yang lebih penting, daripada membuang-buang waktu untuk sesuatu yang berulang-ulang.
• Membantu meningkatkan keseimbangan kehidupan kerja dengan menghilangkan tugas-tugas yang membosankan.
• Membantu meningkatkan produktivitas karyawan, karena otomatisasi membantu karyawan berfokus pada tugas bisnis inti, daripada tugas rutin.
• Membantu memangkas biaya dengan menempatkan perangkat lunak dalam penggunaan, daripada melibatkan karyawan untuk melakukan hal yang sama.
• Membantu mempromosikan kerja jarak jauh. Dalam pandemi COVID-19 ini, kerja jarak jauh penting, dan otomatisasi mungkin merupakan solusi terbaik.

Hal-hal yang Perlu Anda Pertimbangkan untuk Diotomatisasi

Untuk memastikan bahwa otomatisasi alur kerja pada bisnis kecil Anda berjalan sempurna, Anda perlu menyiapkan serangkaian otomatisasi yang dapat terdiri dari beberapa jenis.

Namun, jenis otomatisasi yang harus disertakan tergantung pada jenis dan sifat bisnis Anda. Namun, ada tugas tertentu yang dapat menguntungkan semua jenis bisnis dan Anda pasti dapat mencoba mempertimbangkannya. Mari kita periksa ini.

1. Kirim Respons Segera ke Formulir Kontak

Saat pengguna mengirimkan formulir kontak melalui situs web bisnis, mereka mengharapkan respons yang cepat. Jika mereka tidak mendengar apa pun, pesan tersebut dapat terasa seperti hilang begitu saja. Bahkan jika Anda akhirnya menjawab, kemungkinan untuk mengonversi prospek telah turun tak dapat diperbaiki. Solusi mudahnya adalah mengirimkan pesan ucapan terima kasih yang meyakinkan pengguna bahwa seseorang dari tim Anda akan segera menghubunginya. Anda juga dapat menggunakan jenis otomatisasi ini untuk memberikan konten premium setelah pengguna mengisi formulir. Tidak perlu mengirim hal-hal seperti e-book, infografis, dan tautan ke webinar secara manual. Lebih baik lagi, perangkat lunak otomasi Anda dapat mencatat asal usul prospek, yang akan berguna untuk diketahui dalam pengembangan selanjutnya.

Jika alamat email "hubungi kami" yang tercantum di situs web Anda benar-benar berarti menghubungi Anda, Anda akan kewalahan dengan banyaknya email yang menunggu balasan Anda. Dan membalas beberapa hari kemudian bukanlah suatu pilihan. Dengan perangkat lunak otomatisasi, Anda dapat segera merespons setiap saat—tanpa harus memikirkannya. Daripada menerima permintaan melalui alamat email, tambahkan formulir "hubungi kami" ke situs web Anda. Perangkat lunak manajemen klien yang cerdas seperti. Saat calon pelanggan melengkapi formulir dengan memasukkan nama, alamat email, dan komentar atau pertanyaan, perangkat lunak otomatisasi bisnis kecil akan segera mengirimkan balasan email. Responsnya adalah templat yang sudah ditulis sebelumnya, tetapi bisa jadi terdengar seperti Anda baru saja mengirimkannya. Klien potensial Anda akan senang karena catatan "hubungi kami" tidak hilang di lubang hitam daring. Sementara itu, perangkat lunak menugaskan Anda atau anggota tim lain untuk menindaklanjutinya melalui panggilan telepon.

2. Orientasi Karyawan Baru

Setiap pekerja memerlukan orientasi — bahkan pekerja outsourcing yang hanya akan melakukan sedikit pekerjaan untuk Anda dan karyawan yang sangat berpengalaman yang pernah menduduki posisi serupa di masa lalu. Karena setiap bisnis itu unik, orientasi sangat penting untuk memastikan pekerja memiliki semua informasi yang mereka butuhkan tentang perusahaan Anda, tahu cara melaksanakan tugas sesuai standar yang Anda inginkan, dan jelas tentang proses apa yang Anda gunakan. Masalah dengan orientasi adalah orientasi dapat berlangsung selama beberapa minggu dan memerlukan keterlibatan Anda secara terus-menerus. Namun, otomatisasi memungkinkan Anda untuk mengatur orientasi untuk setiap orang baru yang Anda rekrut atau alihkan. Anda dapat mengotomatiskan proses seperti mengirimkan dokumentasi, menyetujui izin, dan memberikan pelatihan yang relevan kepada pekerja.

Otomatisasi juga mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan — jika Anda menemukan kesalahan, Anda dapat dengan mudah memperbaikinya tepat waktu untuk orang berikutnya yang Anda rekrut.

3. Mengganti Biaya Terkait Pekerjaan Karyawan Anda

Jika karyawan Anda bepergian untuk bekerja, perlu mengajak klien potensial makan siang, atau memiliki biaya lain yang dibebankan kepada perusahaan, banyak pekerjaan tambahan yang harus Anda lakukan. Ditambah lagi, ini merepotkan bagi karyawan — tidak ada yang suka berurusan dengan biaya. Otomatisasi memungkinkan karyawan memasukkan informasi ke dalam formulir digital — jika formulir memiliki kolom isi otomatis, maka akan lebih cepat untuk melakukannya setiap saat dan risiko kesalahan pun jauh lebih rendah. Orang yang tepat kemudian secara otomatis menerima formulir dan menyetujui penggantian biaya menggunakan tanda tangan elektronik.

Terakhir, karyawan menerima pemberitahuan persetujuan. Pekerja juga dapat memeriksa status permintaan penggantian biaya mereka kapan saja tanpa perlu berbicara dengan siapa pun.

4. Menambahkan Prospek ke CRM

Jika Anda menerima sejumlah besar prospek, banyak waktu Anda dihabiskan untuk menambahkannya ke CRM dan memperbarui informasi mereka saat mereka bergerak menuruni corong. Sistem otomasi pemasaran dapat menambahkan prospek untuk Anda, mengkategorikannya menurut tindakan yang diambil dan perilaku lainnya. Perangkat lunak ini juga akan merekam semua komunikasi yang Anda lakukan dengan prospek untuk menunjukkan kemajuan mereka dalam rangka menjadi siap penjualan. Penjualan bukanlah akhir dari hubungan Anda dengan klien. Bahkan, itu hanyalah permulaan. Berikan kesan pertama yang baik dengan mengirimkan serangkaian email sambutan untuk menunjukkan kepada pelanggan baru bahwa Anda peduli dalam mendukung mereka dan membuat mereka mengenal Anda dan bisnis Anda. Tetap terhubung menjadi mudah dengan perangkat lunak otomatisasi. Siapkan perangkat lunak Anda sehingga pembelian memicu serangkaian email. Dalam email pertama, yang dikirim segera setelah pembelian, sertakan ucapan terima kasih dan perkenalan tentang perusahaan Anda—baik berupa jawaban atas pertanyaan yang sering diajukan atau ikhtisar tentang layanan yang Anda berikan. Pertimbangkan untuk mengirimkan hadiah ucapan terima kasih, seperti diskon untuk pembelian berikutnya. Lakukan pengecekan ulang segera setelah klien mulai menggunakan produk atau layanan Anda untuk mengetahui bagaimana kinerja mereka. Sertakan konten yang bermanfaat, seperti kiat tentang penggunaan produk atau video petunjuk, atau sarankan produk pelengkap yang mungkin menarik. Beberapa hari kemudian, mintalah umpan balik dengan mengirimkan tautan ke survei atau menanyakan bagaimana bisnis Anda dapat ditingkatkan. Jika klien tidak puas, Anda sebaiknya segera mengambil tindakan. Jika mereka menyukai produk Anda, menerbitkan ulasan positif dapat membantu mengonversi prospek lain yang mungkin ragu.

5. Menindaklanjuti Kontak Baru

Setelah menghadiri suatu acara, apa yang akan Anda lakukan dengan semua kartu nama yang Anda terima? Jika Anda menunda menghubungi orang lain hingga nanti, orang-orang mungkin akan lupa siapa Anda dan Anda akan kehilangan kesempatan untuk menjalin hubungan yang berharga.

Pilihan yang lebih baik adalah memindai kartu nama menggunakan perangkat lunak yang secara otomatis akan mengunggah informasi kontak.

Perangkat lunak tersebut kemudian dapat menggunakan rincian tersebut untuk mengirim pesan singkat kepada setiap kontak, mungkin menawarkan untuk mengatur waktu untuk berbicara nanti. Anda dapat mengotomatiskan seluruh proses, termasuk penjadwalan janji temu. Pada sebuah konferensi atau acara lainnya, upaya membangun jaringan dapat membuahkan hasil dalam bentuk setumpuk besar kartu nama. Namun, mengumpulkan kartu nama bukanlah tujuannya. Mulailah berkomunikasi dengan kontak baru Anda segera—sebelum Anda berdua melupakan percakapan tersebut. Transfer informasi kontak dari kartu nama ke perangkat CRM Anda, tandai setiap orang sebagai kontak konferensi atau acara. Kemudian gunakan perangkat lunak otomatisasi untuk menjadwalkan email yang akan dikirim, baik Anda ingin menindaklanjutinya satu jam kemudian atau keesokan harinya. Menulis email singkat "senang bertemu dengan Anda" kepada setiap kontak baru dapat menghabiskan waktu Anda. Sederhanakan prosesnya dengan menulis templat email yang terasa personal tetapi dapat diterapkan ke setiap kontak baru dari acara tersebut.

6. Dapatkan Prospek dengan Menawarkan Konten Gratis

Betapapun hebatnya produk atau layanan Anda, jangan harap klien potensial akan mengundang Anda ke kotak masuk mereka. Rata-rata orang sudah menerima 88 email bisnis sehari menurut The Radicati Group, sebuah firma riset pasar teknologi. Jadi, dalam hal mengumpulkan alamat email, Anda mungkin harus memberi agar bisa menerimanya. Konten adalah hadiah yang terus memberi. Dengan menawarkan konten gratis—seperti e-book, PDF, video, atau jenis sumber daya lainnya—kepada mereka yang mendaftar email Anda, Anda memperoleh prospek baru dan memamerkan keahlian Anda saat melakukannya. Hindari mengirimkan sumber daya secara manual dengan mengotomatiskan prosesnya. Tambahkan formulir web ke situs Anda yang memungkinkan orang mengangkat tangan untuk menerima konten Anda. Saat prospek memasukkan nama dan alamat email mereka ke dalam formulir, perangkat lunak otomatisasi akan mengirimkan sumber daya yang diminta.

Manfaat lainnya: Perangkat lunak otomatisasi dapat mengidentifikasi prospek mana yang dihasilkan saat konten diminta. Nantinya, saat prospek tersebut membuat keputusan pembelian, Anda akan memiliki data untuk membantu mengukur efektivitas magnet prospek Anda. Jika Anda membayar iklan di salah satu platform media sosial Anda , atau mempertimbangkan untuk mulai melakukannya, pelaporan ini akan memudahkan Anda memilih magnet prospek yang paling efektif.

7. Tetapkan Kerangka Kerja untuk Jalur Penjualan Anda

Perjalanan dari calon pelanggan hingga klien yang membayar mencakup beberapa pemberhentian. Memetakan rute—dan menambahkan otomatisasi ke perjalanan—membantu tenaga penjualan Anda memandu calon pelanggan dari satu tujuan ke tujuan berikutnya, memastikan tidak ada yang tersesat di sepanjang jalan. Perangkat lunak otomatisasi mengatur proses yang ada yang diikuti oleh tenaga penjualan untuk menutup transaksi. Ketika proses didefinisikan dengan jelas, tenaga penjualan dapat memindahkan prospek dari satu tahap ke tahap lainnya, menciptakan konsistensi dan memberikan visibilitas ke mana setiap prospek harus bergerak selanjutnya. Tentukan proses penjualan dengan empat tahap dasar